Marleen Holtkamp is directeur van Montas ordening en coaching, een bedrijf dat zich specialiseert in professional organizing. Montas coacht bedrijven en particulieren naar een gestructureerde en overzichtelijke werk- en leefomgeving. Voor meer informatie: http://www.montasordening.nl/

25 november 2009: Gewoon vragen

In tijden van crisis wendt men zich tot vrienden. Die vrienden, mag je als ondernemer gerust iets ruimer nemen: eenieder die je vriendelijk gezind is, is een potentiële hulpbron.

Ik ben nu ruim een jaar ondernemer, en hoewel het met de Nederlandse economie slecht gaat, lopen de zaken met Montas (mijn bedrijf) eigenlijk best heel goed. Maar, laten we eerlijk zijn, het kan altijd beter! En nu ik mijn parttime vaste baan opgegeven heb, waarmee ook mijn vaste inkomen, zijn een paar extra klanten zeer zeker welkom.

Dus beraam ik me momenteel op nieuwe marketingstrategieën, neem ik mijn acquisitiebeleid weer eens onder de loep en netwerk ik er lustig op los. Er schijnt echter een andere manier te zijn, een hele eenvoudige, goedkope, laagdrempelige manier om aan nieuwe opdrachten te komen… Dat heb ik me tenminste vorige week laten vertellen tijdens een marketing training.

Na een lang verhaal over bedrijfsformules, unique buying reasons, marketingmixen, doelgroepsegmentatie en product-markt matrixen, kwam daar opeens die verrassende en verfrissende uitspraak: “Je kunt ook gewoon om nieuwe opdrachten vragen”.

Ja, daar word je toch wel even stil van. Zo eenvoudig en zo doeltreffend: je kunt er ook gewoon om vragen! Maar toch, na dat eerste moment van stilte, rijzen er dan toch wel wat vragen. Aan wie moet ik om opdrachten vragen? En op welke manier? Val ik mensen niet lastig met mijn vragen?

Het schijnt dat 90% van de mensen het makkelijker en prettiger vind om iemand te helpen, dan om hulp te vragen. Komt dat even goed uit! Ik heb me altijd bij die 90% bevonden en me prima op mijn gemak gevoeld bij het tot dienst zijn van andere mensen. Maar als ik nu eens zou besluiten om uit mijn comfortzone te stappen, me bij die andere 10% te voegen en anderen om hulp te gaan vragen, dan zou ik dus niet alleen mezelf, maar ook nog een hoop andere mensen blij maken. Een interessante gedachte, die in ieder geval mijn laatste vraag beantwoordt.

Dan blijft er nog over om te bedenken wie ik om opdrachten ga vragen en op welke manier. We hadden al vastgesteld dat bij het ondernemerschap geldt, dat eenieder die je vriendelijk gezind is, een potentiële hulpbron is. Ik zou dus mijn vriendjes op Hyves en LinkedIn eens een berichtje kunnen sturen om te kijken of zij mij nog steeds vriendelijk gezind zijn. Ook de mensen die zich nog steeds niet afgemeld hebben voor mijn periodieke nieuwsbrief, zou je in de categorie vriendelijk kunnen plaatsen. Ik kreeg een tip om me in te schrijven bij een datingsite en te kijken hoe ver de mannen willen gaan om zich van hun goede kant te laten zien. Dat lijkt me wel wat! Ik zou ook in mijn weblog kunnen schrijven dat ik nieuwe opdrachten zoek en zo kijken hoeveel goodwill ik inmiddels bij mijn lezers heb gekweekt.

Ga ik de mensen dan alleen de kans geven om een ander te helpen, om daar een goed gevoel aan over te houden? Of ga ik ze ook nog een beloning in het vooruitzicht stellen?  Een cadeaubon, een gratis organizing consult of – in het geval van de datingsites – een gezellig kroegavondje? Daar ga ik me nog even op bezinnen…

Misschien zou ik dat eens aan iemand moeten vragen….

9 november 2009: Kopje thee met Van der Laan

Het leuke van ondernemen is dat je met regelmaat onverwachjte dingen meemaakt. Zo gebeurde het mij onlangs dat ik opeens aan tafel zat met Minister van der Laan.

Een paar dagen daarvoor krijg ik ’s avonds een dringend telefoontje. Minister Van der Laan komt naar Utrecht om daar onder meer met een een tweetal locale ondernemers spreken, en men wil mij daar graag bij hebben. Als jonge succesvolle ondernemer en bestuurdslid van de ondernemersvereniging vorm ik een interessante gesprekspartner. Een uitnodiging waar je geen nee tegen zegt.

Nu ben ik normaal niet zo snel zenuwachtig te krijgen, maar het idee om zo persoonlijk met een van onze volksvertegenwoordigers een gesprek te voeren, bezorgt me toch wel wat bibbers. Gelukkig, een hoge pief van de Kamer van Koophandel die ook aanwezig is, heeft er ook last van.

Het programma van de minister loopt natuurlijk uit en terwijl ik alvast kennismaak met de andere uitverkorene, grappen we dat hij ons misschien wel gaat overslaan (vurig hopend dat die grap geen waarheid wordt..). Een kwartiertje later stapt de minister echter met das om z’n nek binnen; hij was even een sigaretje gaan roken in de veronderstelling dat hij eerst pauze had. Tegenover mij neemt een bijzonder vriendelijke man plaats, die ons direct een koekje aanbiedt, al is het maar zodat hij zelf zijn knorrende maag tevreden kan stellen. Ook een van de wethouders van Utrecht komt binnen en neemt plaats. Je begrijpt hoe vereerd ik ben als zij mij plotseling herkent en precies weet te vertellen wanneer en in welke hoedanigheid wij elkaar eerder ontmoet hebben: ‘Jij stond vorig met je bedrijf op de Vrouwengezondheidsdag in Utrecht. Je was toen net gestart als ondernemer en daar gekomen om te netwerken met andere welzijnsorganisaties’.

‘Jaaaaaaaaaaaaa, dat klopt en wat geweldig dat je nog weet! Blijkbaar was je onder de indruk, dat betekent dat wij binnenkort eens samen om de tafel moeten gaan om zaken te doen dame!’, denk ik …. terwijl ik keurig netjes zeg:  ’Ja inderdaad, wat leuk dat u dat nog weet.’ De minister is onder de indruk van deze herkenning en wil direct meer weten.

Dus doe ik als trotse ondernemer mijn verhaal over hoe ik vanuit mijn bedrijf mensen coach bij het aanbrengen van overzicht, structuur, rust en ruimte in werk en prive, terwijl ik toezie op hoe de minister mijn folder bestudeerd. Mijn beschrijvingen van chaos herkennend, nodigt hij me met een knipoog uit om op zijn kantoor eens orde op zaken te komen stellen.

Ik vertel hoe ik als ondernemer mijn bedrijf vanaf de grond heb opgestart. Een man met diepe kringen onder zijn ogen zucht en geeft eerlijk toe dat hij terugverlangt naar de tijd dat hij zelf nog ondernemer was. Net als we in willen gaan op hoe overheden kunnen bijdragen aan het succes van startende ondernemers, zegt een man met een stopwatch in z’n handen dat het tijd is om het gesprek af te ronden. Juist nu we bij het interessante gedeelte kwamen… slim hoor!

De minister neemt met wat spijt in de ogen afscheid. Ik twijfel of dat is omdat hij nog langer door had willen discussieren, of omdat hij die schaal met koekjes nog wat langer bij zich had willen hebben. Bij het weggaan scoor ik nog even het kaartje van de persfotograaf; het zakelijke aspect moeten we natuurlijk wel in het oog houden. De volgende dag sta ik levensgroot op de voorpagina van het Ministerie van VROM. Vol trots maak ik een printscreen en berg deze netjes in mijn archief op.

Volgende maand maar eens high tea-en met Balkenende..

28 september 2009: Water en drooge brood

Water en droog brood

Met mijn bedrijf gaat het goed. De kredietcrisis heeft mij tot nu toe niet geraakt en mijn klantenbestand groeit nog steeds gestaag. Toch raken mijn voorraadkast en vriezer steeds leger, ben ik uit het V.I.P. bestand van de Sparerib-express gegooid en zit ik regelmatig op water en droog brood.

De oorzaak? Wanbetalers!
Lakse klanten die facturen standaard opzij schuiven en wachten op de betalingsherinnering.

Toegegeven: als professional organizer werk ik met mensen die chaos in hoofd, huis, werkplek en administratie hebben, en huren ze mij nou juist in om die chaos aan te pakken. Dus doe ik bij de eerste facturen ook echt niet moeilijk. Maar nadat ik mijn beroemde B-B-B administratiemethode geïntroduceerd heb, kan het eigenlijk gewoon niet meer misgaan en zouden alle facturen binnen een week betaald moeten worden. Gebeurt dit niet, dan ben ik bang dat het uitblijven van betalingen toch op laksheid terug te voeren valt.

Of zal het een test zijn? Om te checken hoe organized de organizer nou eigenlijk is?
Beste klanten, ik kan u verzekeren dat uw organizer zeer organized is. Dus als dit de reden is om wanbetaler te spelen, bespaar u (en mij) de moeite.

Affijn, de oorzaak van wanbetaling is één, de aanpak ervan is een tweede. De vraag rijst hoe om te gaan met wanbetalers. Ga je bellen, mailen of stuur je per post een herinnering. Blijft het bij een vriendelijk verzoek, om stel je meteen een sanctie in het vooruitzicht (gelieve binnen 5 dagen te betalen anders stuur ik Pieter Storms op u af). Het inschakelen van een incassobureau is zo gepiept, maar of je daar nou vrienden mee maakt? Naast een betaalde rekening wil je (in de meeste gevallen) toch ook een tevreden klant.

Uiteindelijk denk ik dat het maatwerk is. De ene klant heeft aan een vriendelijke herinnering meer dan genoeg om zich met het schaamrood op de kaken naar zijn e.dentifier of TAN-lijst te begeven. De andere klant gaat pas bij het vooruitzicht van 10 euro administratiekosten hollen (we blijven nu eenmaal wel Hollanders hè). Het incassobureau heb ik tot nu toe nog niet door de kredietcrisis heen geholpen, van mij geen klandizie. Maar die hebben vast al genoeg werk…

Aan de andere kant zou een beetje geduld van mijn kant overigens ook niet misstaan. Ondernemen werkt nu eenmaal anders dan een vaste baan waarbij je op een vaste dag in de maand je eveneens vaste salaris ontvangt. Ondernemen is avontuur, uitdaging, kansen en.. wanbetalers.

De conclusie? Het wordt maatwerk en geduld. En af en toe droog brood.
Of.. zoals een klant mij vanochtend tipte: pannekoeken. Daar moet het wel mee gaan lukken!

7 september 2009: Even voorstellen:

Ik ga een weblog schrijven voor ZZPlein.

ZZPlein? Wat is dat dan?
Dat is een nieuw ondernemersplatform, speciaal voor de Zelfstandigen Zonder Personeel onder ons.

Maar je schreef toch al een weblog?
Ja, maar dat is voor NUzakelijk.

Schrijf je dan twee keer hetzelfde?
Nee, dat is dan weer niet de bedoeling, zou wel makkelijk zijn hè?!

Je hebt het er maar druk mee!
Ja, dat wel af en toe. Maar blijkbaar vinden mensen het leuk om te lezen wat ik te vertellen heb. En gelukkig ben ik goed in timemanagement.

Oh ja? Vertel eens?
Ik ben professional organizer van beroep. Dat houdt in dat ik mensen, veelal zelfstandig ondernemers, help bij het scheppen van orde in de chaos. In hun administratie, e-mail, archieven, hun werkplek of huis en hun bedrijfsvoering. Maar dus ook timemanagement.

Goh, interessant. wat kom je zoal tegen dan?
Dat is heel divers. Het meest zie je natuurlijk stapels ongeordende administratie die op bureau’s, in vensterbanken en op de vloer je aanstaren. Op een gegeven moment besluiten mijn klanten dat ze er genoeg van hebben en huren mij dan in om te leren hoe je een overzichtelijke administratie op kan zetten en bijhouden. Veel van mijn klanten worstelen daarnaast ook met het ordenen van hun debiteuren- en crediteurenadministratie. Wanneer we dat gaan ordenen komen we regelmatig facturen tegen die nooit door klanten betaald zijn. Dan krijg je hetzelfde gevoel wanneer je geld op straat vind, geweldig! Ook heb ik klanten die hun dagelijkse work-out gewoon in hun kantoor hebben, omdat dossiers en kantoormiddelen overal door het kantoor verspreid staan. Dan is het natuurlijk een afweging of je daar verandering in moet brengen… Effectiviteit tegenover conditie… Andere klanten hebben ontzettend veel plannen en ideeën in hun hoofd, maar kunnen daar geen structuur in aanbrengen, waardoor ze niet doelgericht bezig zijn. Ik help ze te focussen.

En hoe is dat dan bij jezelf?
Ik ben natuurlijk tot in de puntjes georganiseerd!
Nee hoor, ik heb ook zo mijn rommellaatjes en mijn minder effectieve momenten, gelukkig wel. Maar daar heb ik geen last van. En dat is altijd mijn criterium; als je er last van hebt, dan moet je er iets aan gaan doen.

En waar ga je nou over schrijven bij ZZPlein?
Over mijn avonturen als zelfstandig ondernemer. Met natuurlijk af en toe wat organizing tips voor de geïnteresseerden. Niet te serieus hoor, weblogs moeten naar mijn idee een beetje lekker weg lezen.

Ben ik met je eens, ik hou je in de gaten.
Leuk! Tot gauw!