Administratie is wellicht op het eerste gezicht niet heel spannend, maar uit onderzoek is gebleken dat ondernemers in het MKB administratieve lasten verreweg het grootste knelpunt vinden (Bron: MKB Nederland). Toch is het wel een van de kernprocessen in uw bedrijf. Het is onder andere de basis voor jouw:

• fiscale aangiften

• tussentijdse cijfers

• prognose

• jaarrekening

In deze blog geef ik u 5 tips om het rendement van uw administratie te verhogen.

Manieren van administratie

Tip 1: Hoe u uw administratie heeft ingedeeld, is afhankelijk van uw wensen en bijvoorbeeld ook uw huidige bedrijfssituatie. Toch is het goed soms keuzes te heroverwegen.

Uw administratie kunt u op een aantal manieren voeren:

1 U voert geheel zelfstandig de administratie

2 U doet zelf de administratie waarbij een accountant u ondersteuning biedt

3 Een accountant of administratiekantoor voert uw administratie bij u op kantoor

4 U besteedt uw hele administratie uit

Een goede en efficiënte administratie

Tip 2: Hieronder volgt een opsomming van zaken die u kunnen helpen een goede administratie op te bouwen en te voeren (in eigen beheer of in samenwerking met een accountant/administrateur).

• Is een boekhouder in dienst, weet zeker dat hij/zij begrijpt hoe een administratie in elkaar zit zodat er geen trucje wordt uitgevoerd. Hij/zij moet problemen in de administratie kunnen oplossen, zodat discussie met de accountant en meerkosten worden voorkomen.

• Ga na of u efficiënt gebruik maakt van alle functionaliteiten die in het boekhoudpakket zitten (BTW-aangifte/overzichten/telebankieren/facturatie/exporteren etc.).

• Houd zakelijke en privé uitgaven gescheiden, dit is verplicht in verband met aansprakelijkheid en fiscaliteit, achteraf geeft het veel moeite om een en ander uit te splitsen.

• Kijk goed wanneer u verkoop- en inkoopfacturen boekt, zodat deze betrekking hebben op de juiste periode in verband met de fiscus.

• Hanteer een goede kasadministratie, maar laat zoveel mogelijk via de bank lopen. Dit scheelt werk.

• Laat geen vraagposten en tussenrekeningen open.

• Gewoon doen: real time verwerking van uw administratie. Bijhouden dus, dat kost het minste tijd.

• Maak een zorgvuldige afweging of u over voldoende tijd en/of kennis beschikt om een adequate boekhouding te voeren. Volledig uitbesteden aan een efficiënte accountant blijkt veelal goedkoper dan zelf administreren.

Van administratie naar strategie, de voordelen van een goede administratie

Tip 3: Een goede administratie is richtinggevend voor uw bedrijfsstrategie of aanscherping hiervan.

Het levert u:

• Geen losse lijstjes van verkopen, debiteuren etc. naast uw administratie

• De meest actuele debiteuren- en crediteuren standen (goed debiteurenbeheer)

• Inzicht in omzet en brutomarge per productgroep

• Inzicht in uw vermogenspositie, zodat u niet achteraf met ongewenste discussies met bijvoorbeeld uw bank wordt geconfronteerd

• Inzicht in uw liquiditeitspositie, dit is belangrijk om te weten of u in voldoende mate aan uw betalingsverplichtingen kunt voldoen

• Tussentijds (tijdig) inzicht in uw administratie, zodat u tijdig bij kunt sturen en ongewenste situaties voorkomen

Ontwikkelingen in de markt

Tip 4: Er zijn ontwikkelingen in de markt zichtbaar, waaraan u uzelf en uw bedrijf kunt toetsen. Deze wijzen in sommige gevallen op het overwegen van het op een efficiënte manier uitbesteden van de administratie.

Kredietcrisis

De afgelopen kwartalen was er vooral een dalende trend te zien, waardoor het vertrouwen in de economie onder ondernemers van het MKB sterk is afgenomen. Veel ondernemers hebben gezocht naar manieren om kosten te besparen op hun accountants- en advieskosten.

De economie toont over het algemeen weer wat lichtpuntjes. Desalniettemin zijn ondernemers voorzichtig in het doen van investeringen. Besparen van kosten blijft dus interessant.

Digitalisering

Ondernemers gaan in toenemende mate af van het aloude “schoenendoosprincipe”, en maken gebruik van de beschikbare techniek.

Administratieve lasten verminderen

Ondernemers willen administratieve zaken steeds sneller, efficiënter en gemakkelijker geregeld hebben, tegen lage kosten.

Digitaal rapporteren

Vanaf 2010 zullen banken in toenemende mate van u vragen om uw cijfers aan hen te verstrekken op digitale wijze (Standaard Bedrijfsrapportage SBR). Ook de fiscus, de Kamer van Koophandel en het CBS bieden de mogelijkheid om op deze wijze te rapporteren. Ga na of uw administratie- en/of accountantskantoor hierop voorbereid is.

 Tip 5: Naar aanleiding van bovenstaande ontwikkelingen heeft BDO heeft een nieuw bedieningsconcept ontwikkeld: BDO Direct. BDO Direct neemt u alle administratieve lasten uit handen.

Meer tijd om de ondernemen, met BDO Direct